(01 poste) Executive Assistant / Assistante exécutive

Le rôle de l’Executive Assistant consiste à assurer une circulation fluide, fiable et sécurisée de l’information, à faciliter la mise en œuvre des priorités stratégiques du Directeur Général.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Gouvernance & pilotage de la Direction générale

• Gestion de l’agenda, de la correspondance confidentielle et des déplacements ; préparation des dossiers internes et suivi des actions ; représentation du Directeur Général lors des réunions ciblées et rédaction des comptes rendus avec plans de suivi;
• Collecte des rapports d’activités mensuels et préparation du rapport consolidé destiné au Directeur Général ;
• Suivi des actions décidées en réunion de Direction et coordination de leur mise en œuvre ;
• Centraliser les informations projets, préparer les points d’avancement et alerter sur les écarts ;
• Appuyer le Directeur Général dans la priorisation des sujets stratégiques et la gestion des urgences;
• Structurer et sécuriser les documents sensibles de la Direction Générale ;
• Veiller au respect des règles de confidentialité et d’accès à l’information ;
• Mettre en place des outils simples de classement et d’archivage. 

2. Gestion des services généraux & office management

• Gestion de l’inventaire du petit mobilier de bureau, des consommables et des demandes d’achat ;
• Accueil et services généraux : gestion du courrier, accueil des visiteurs, traitement des demandes des employés ;
• Suivre la qualité de service, les SLA et remonter les écarts au GM ;
• Centraliser les besoins des équipes et prioriser les demandes en lien avec la Direction Générale ;
• Tenir un registre des contrats, suivre les échéances contractuelles, renouvellement et alertes, faire une revue période des contrats ;
• Consolider le budget services généraux et en suivre l’exécution ; 
• Coordination des activités liées aux infrastructures et aux services généraux (maintenance, prestataires, équipements techniques, etc..);

3. Logistique & accueil

• Organiser la logistique des visites Groupe, auditeurs, partenaires institutionnels,
• Coordonner l’accueil protocolaire (agenda, sécurité, déplacement, réunion) ;
• Être garant de l’image et du professionnalisme de la filiale lors de ces visites;

PROFIL RECHERCHE

• Master (BAC+5) d’assistante de direction / Economie, Domaine connexe
• Un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
• Une bonne culture générale, compréhension et écoute de l’environnement économique et social.
• Une bonne curiosité pour une amélioration continue
• Français courant (écrit et oral)
• Bonne maîtrise en anglais
• Capacité de travailler sur des projets et de collaboration
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et de communication
• Attitude positive et résistance au stress
• Orientation et résultats de la satisfaction de la clientèle
• Proactivité et anticipation des situations
• Disponibilité